２年目の社員が新入社員の為に議事録のコツを３つ紹介する
こんばんわ。議事録トレーニング中の佐伯です。
会社に入社して、部署配属されると絶対に行うのが議事録です。
しかもこの議事録、新入社員研修で行う議事録の練習だけでは絶対にこなすことはできません。
普通に会議に出席してみると、出るわ出るわわけのわからない言葉が。
知らない単語やキーワード聞いてアタフタしてるとドンドン会話が流れて行ってしまいます。
中にはボイスレコーダーみたいな人がいて会議の内容を一言一句覚えている人とかいますが、そんな人は少ない世の中なわけで…
そこで今日は、２年目の自分が議事録の書き方・コツを惜しげもなく紹介したいとおもいます。
議事録にはアクションアイテムだけ書く
アクションアイテムとは、誰がいつまでに何をするかということです。
つまりToDoリストでいうタスクです。
会議では通常、進捗会議など定期的に開かれる会議が多いです。
進捗会議では各プロジェクトや部署単位などで報告を行い、現状ぶち当たっている課題や問題解決などを話し合い方針を決定します。
新入社員がそのような会議に参加して議事録に書いてしまうのが、進捗自体を書いてしまうパターンです。
進捗事態を書くのは悪くはないのですが、進捗報告は別途進捗報告書などを提出していることが多いので議事録に書く必要がありません。
さらに、進捗自体を書いているとメモを取るのが大変になり重要な部分を聞き落としてしまったりもします。
その会議で決まったプロジェクトや部署の課題や、決定事項などをまとめるだけで議事録としては十分だと思います。
正直、自分の仕事と関係ないプロジェクトがどのぐらい進んでいるのかなんて気にする人はあんまりいません。気にする人がいるとすれば、管理職クラスの人たちぐらいです。
また、進捗報告書が提出されていない会議でもアクションアイテムさえ表記していれば、大体その会議で何が議論されたのか分かります。
あんまりダラダラ議事録に書いてあるよりも、アクションアイテムだけ書いてある議事録のほうが万人受けすることでしょう。
誰が発言したかを書く
基本、議事録は対話式で書かれることが多いです。
→フェーズ３で不具合が見つかり、不具合の修正は当初予定していた①の案で進める。
→①案よりも②案のほうが○○○という点で優れており、この件に関しては②が妥当である。
→①案の○○の部分と②案の○○部分を合わせ③案を提案し施行していく。
２行目と３行目で話の飛躍が少し大きい気もしますが、大まかにはこんな感じだと思います。
しかしこれでは、誰が発言したのかが表記されていません。
発言者が誰なのかわからないと、後々その人がどんな意図でその発言をしたのか裏が取れなくなる可能性がでてきてしまいます。
その会議では方針は決まったものの、その方針がどんな意図で決定されたのか確認を行うことがしばしばあります。
その際、決定打になった発言者に確認を取ることによって意図を知ることができます。
例を見てみると
→フェーズ３で不具合が見つかり、不具合の修正は当初予定していた①の案で進める。（田中）
→①案よりも②案のほうが○○○という点で優れており、この件に関しては②が妥当である。
(鈴木）
→①案の○○の部分と②案の○○部分を合わせ③案を提案し施行していく。（加藤）
この時、①案と②案をなぜかけあせたのか理由が知りたければ「加藤さん」に聞くことで解決します。
発言者が誰なのか表記することで決定事項にも説得力が増し、議事録としてますます意味を持ったものとなります。
わからない単語などは後で聞く
会議で一番怖いのはわからない単語が飛び交うことです。
わからない単語が出てくると話の流れがつかめなくなり、結果アクションアイテムを聞き逃してしまったりします。
IT系の会議は特にそうですね。（会社名なのか、機能名なのかわからないことが多々…）
わからない単語がでてきたら、まずは何も考えずわからない単語を殴り書きでもいいのでメモをすることです。
そして後で、議事録を書く際にグーグルなどでわからない単語を検索すれば大抵のことはわかります。
しかし中には、業界独自の言葉などが混ざっていたりします。
その時は、発言者に直接聞いたほうが早いです。
発言者に直接わからない単語を聞くと、追加で話の流れなども教えてくれることもあり、議事録をまとめやすくなったりもします。
わからない単語を聞くためにも先ほど説明をした「誰が発言したのかを書く」ことが大事になってくると思います。
結局、わからないことあったら聞く！これが一番の対処法ですね。
最後に
議事録は会社によって多少書き方が変わるかもしれません。
ですが、基本的にアクションアイテムを表記することは変わりないと思います。
誰が見ても、「この会議ではこれが決定したんだな」とか「これが現状の課題か」など一発でわかるような議事録を書くことが目標ですね。
自分はまだそこまで達していないですが、議事録を書くことは徐々にうまくなってきたのかなとおもっています。
最初は会議で何を言っているのかさっぱりだと思いますが、何回も議事録を書いてることで自分なりのコツもつかめてくるので頑張ってみてください！
